Ondernemerskwesties: boekhouden met Excel of online programma?

, , Leave a comment

Iedere ondernemer krijgt er mee te maken: de administratie. Vrijwel niemand is gepassioneerd omtrent administratie verzorgen, de meeste ZZP’ers en MKB’ers die geen budget hebben om dit geheel uit te besteden willen hier gewoonweg zo min mogelijk tijd in steken. Gelukkig zitten producenten van boekhoudprogramma’s ook niet stil en zijn er vele slimme innovaties gemaakt afgelopen jaren. In dit artikel vergelijken we boekhouden in Excel of Word met toegewijde programma’s wat betreft de voor- en de nadelen.

Boekhouden met Excel: laagdrempelig voor ZZP

Veel kleinere ondernemers, hobby projecten houden de administratie bij met Excel. Excel heeft als voordeel dat het programma onderdeel is van Microsoft Office en dit staat op vrijwel iedere PC en laptop. Dit omdat Microsoft Office nuttig is voor tal van zaken niet alleen de boekhouding verzorgen. Op deze manier is Excel is enorm laagdrempelig, vrijwel iedereen heeft er reeds toegang toe, en wellicht zelfs enige ervaring mee. Tevens breng dit als voordeel met zich mee kosteloze sjablonen, in het Engels ook wel templates genaamd, te vinden zijn die helpen om een administratie in Excel op te zetten.

Er kleven echter ook nadelen aan Excel. Excel is namelijk uitermate foutgevoelig. Een typefoutje en de hele administratie kan als een huis kaarten in elkaar vallen. Je zult dus enorm voorzichtig te werk moeten gaan. Indien het gaat om een grotere administratie, zeg van een MKB met meer dan 5 werknemers, dan wordt Excel te omslachtig. Excel is dus niet geschikt voor grotere ondernemingen.

Digitaal boekhouden: ideaal voor MKB

Heb je een wat grotere onderneming dan wil je dus op zoek gaan naar een andere oplossing dan Microsoft Word en Excel. Er zijn tegenwoordig vele opties op de Nederlandse markt omtrent boekhoud software. Je ziet door de bomen haast het bos niet meer. Hierbij een handige top vijf. Online boekhoud software is niet gratis doorgaans. Ondernemers die nog geen onderzoek gedaan hebben naar de kosten van dergelijke software hebben doorgaans het vooroordeel dat dit allemaal erg duur zou zijn, maar niets is minder waar. Een aantal van de beste programma’s op de markt kan men al afnemen voor minder dan een tientje per maand.

Maar is dit de investering waar? Online boekhouden met toegewijde software kennen een aantal voordelen t.o.v. Excel waaronder:

    • Back-ups in de cloud van de gehele administratie
    • Koppeling met andere systemen en programma’s
    • Tijdbesparing door automatie
    • Ingebouwde foutcontroles
    • Behulpzame support

Een voorbeeld van tijdbesparing die men kan behalen door te kiezen voor een boekhoudprogramma is bijv. de koppeling met online bankieren omgeving, en factuur betaling status controle. Het programma controleert uit zich zelf of een bepaalde factuur reeds betaald is of niet. Zo niet kan het programma een herinnering sturen naar de klant, na een aantal dagen door jouzelf in te stellen, om de betreffende klant te herinneren, zonder jou omkijken. Dankzij dit soort slimme innovaties is voor deel ondernemers de kosten van dergelijke programma’s het meer dan waard geworden, en we verwachten de komende jaren alleen maar meer innovaties en verbeteringen denk bijv. aan de applicatie van kunstmatige intelligentie om een en ander nog verder te automatiseren.